GTDGmail

急に忙しくなってきたので、GTDを始めることにしました。
要はToDoリストにタグをつけていく、というものなんですが、これがなかなかよさげです。
GTDについてはまず

• 写真でわかるGTD

を参照。

さて、GTDのツールとして

• GTDGmail（Firefoxのプラグイン）

と

• check*pad

どちらを使うか迷ったんですが、添付ファイルやHTMLが使えることから、GTDGmailを使うことにしました。
だいたいの流れは以下。

1. 専用のアカウントを用意し、GTDGmailをインストールします。
2. Firefoxを再起動して、Gmailにアクセスします。
3. 左側に「GTD Installation」という枠が表示されますので、[Setup Tasks:]の中のどれかをクリックします。

1. ラベルの追加画面に移るので、画面下の方にある[GTD Label Assistant]の[Add Label ***]を全てクリックります。（ラベルが追加されます）

これで準備完了です。
※以下、全くの自己流なので本来の意味とは違うかもしれません。

ラベルの意味は以下の通り。

• S:Next Action.....次にやること。具体的な行動。
• S:Action.....最初にやる「収集」で出てくるもので、行動を伴うもの。
• S:Waiting On.....連絡待ち、結果待ち。
• S:Some Day.....いつかやること。夢。
• S:Finished.....終わったこと。

ここからコンテキスト。

• C:Computer.....コンピュータ上でやること。
• C:Phone.....:電話で連絡すること。
• C:Car.....:車で行くこと？
• C:Home.....:家でやること。
• C:Office.....:会社でやること。

ここからリファレンス。

• R:Reference.....:参照情報。レストランの地図とか、参照できそうなサイトなど。
• R:ProjectHome.....:なんだか分かりません(笑

とりあえずこの時点で、「収集」を始めます。
[Compose Action]をクリックして、タイトルに頭の中にある気になることを書き、送信します。
この時点では「リファレンス」は無視。

次、「処理」と「整理」は一緒にやります。
フローチャートに沿って「処理」をして、「整理」=GMailのラベル付けをします。
ここで、具体的にやる日にちが決まっているもののために、「S:Scheduled」ラベルも作成しました。

例えば...

• 新宿のホテルを予約 -> 行動が具体的。1週間以内にはやっておきたい。-> Next Action
• 南極に行く -> 夢 -> Some Day
• ○○の飲み会 -> 行動が具体的。日時が決まっている -> Next ActionとScheduled
• 健康診断 -> 事務所の連絡待ち -> Waiting On

こんな感じ。

Scheduledラベルを付けたものは、同時に手帳に書き込みます。

「新宿のホテルを予約」というActionは、「ホテルを探す」と「予約する」で分けてみてもいいと思います。
この場合、「ホテルを探す」-> Next Action、「予約する」-> Waiting Onですね。

で、

• 報告書を書く。
• 報告会実施。
• 授業をやる。

などの抽象的かつ時間がかかりそうな物は、「プロジェクト」として整理します。

まずは「P:報告書を書く」というラベルを作ります。
さらに報告書を書くために必要なこと

• 目次作り
• 雛型作り
• 第○章作成
• 添付資料「○○」の作成

など、出来るだけ作業単位で具体的に書き出していきます。
直近の「目次作り」だけNext ActionやScheduledラベルをつけて、後はWaiting Onに放りこんでおきます。

ラベル付けに迷ったら、

• ItoshiTVさん「GTDでつまずくところとその解決法」
• Ghosts, 22さん「Next Actionsは本当に"Next" Actionsでなければならない」
• シゴタノ！さん「やるかやらないかの判断は瞬間的に下される」

あたりが参考になると思います。

コンテキストはなんて説明していいのかよく分かりませんが、なんとなく分かりますよね？
私の場合、事務所に行かなきゃいけない手続きは「事務所」コンテキスト、エルサルバドルでしかできないこと（旅行や買い物など）は「エルサルバドル」コンテキストを新規で作って付けてます。
3月締め切りのものが多いので、「3月」コンテキストも作ってます。

次は「レビュー」。
「Next Action」ラベルから、今日やることにスターをつけていきます。
最後に「実行」と。

毎朝Next Actionを見て今日やることにスターをつけ、週1くらいでActionを収集し直したりSome Dayリストを眺めたりして週次レビューします。

「実行」中に得られた情報はガンガン「リファレンス」として流します。
添付資料なんかもリファレンスにしてます。
今までGoogle Notebookを使ってましたが、今はこっちで記録してます。

Webページをリファレンスするのに使ってるのが、

• あとで読む

これの宛先を[ユーザ名]+Reference@gmail.comにすれば、簡単にリファレンスできます。私って天才（笑

理解してツールを使えるようにするまでに丸半日くらいかかっちゃいましたが、おかげで無駄にあせることはなくなりました。
これは目先のToDoリストを整理していくのに役立つのはもちろん、後々の資料としてもすごくよさそうです。なのでリファレンスは意識してたくさん使うようにしてます。
今のところ3日坊主にもなってないし、いい感じです。

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