Remember the milkを使う...基本編

しばらく体調崩したり無職だったりでToDoリストを管理する必要がなくてGTDGmailも使っていなかったわけですが、最近またいろいろ活動できるようになってきたので、今度は「Remember the milk(以下RTM)」でGTDしてみようと思います。

GTDそのものについては、過去エントリ「GTDGmail」で書いてますしWeb上にたくさんいい資料があるので、ここでは繰り返しません。
ここでは主に「GTDGmailと違う機能」を中心に書いていこうと思います。

新規登録

RTMの新規登録については、GIGAZINEさんの「無料タスク管理サービス「Remember The Milk」日本語版の使い方」が詳しいです。
タスクやリストの作成方法についても一通りかかれています。

リストの編集

今私が使っているリストは以下の通り。

受信箱(固定)	Inbox。とりあえずタスクはここに作成していく。
S:すぐやる	Next Action。すぐやるべきものを。
S:待ち	Waiting On。連絡待ち、他のタスクの終了待ちなど。
S:いつか	Some day。そのうちやること、夢。
S:期日あり	タスクの中で締め切りや終了日があるもの。
S:アポイント	○月×日△時に会議、などピンポイントな予定。期日ありと分けている理由は後述。
P:****	プロジェクト。****にはプロジェクト名が入る。
T:買い物	買わなきゃいけないものリスト。タグ「buy」がついているものをスマートリスト(GTDGmailのフィルタのようなもの。後述。)で。スーパーなどですぐチェックできるようにしてる。
R:資料	リファレンス。使い方に困っている...。
送信済み(固定)	他のユーザに送信したタスク。

収集

収集は受信箱上でタスクを追加することにより行います。
[追加]をクリックして、ガンガン書いていきましょう。

処理と整理

ステータスを分けるのはGTDGmailと同じですが、期日やリピートなどのスケジュール管理機能、タグ付け、ノートの記入など、少し時間がかかります。

期日

期日は「明日」、「○時」、「○月×日」、「次の金曜日」等々いろいろな書き方が可能です。

RTMのFAQ「What format can I enter dates and times in?」

「Aさんにメール」を8/1までにしなきゃいけない場合、期日の欄に「8/1」と入力します。

「Bさんと打ち合わせ」が金曜の15時からの場合、期日の欄に「Fri at 3pm」と入力します。

リピート

これちょっと分かりにくかったのですが、リピートを設定することで、「[完了]したことにしてもリピート設定された日に新たにタスクとして登録される」ということみたいです。
これもいろいろ書き方があります。

RTMのFAQ「What format can I enter repeat intervals in?」
Forgot the Milkさん「Remember The Milk リピート（繰り返し）の入力を極める」

「○○MLをチェック」を平日に繰り返す場合、リピートの欄に「Every weekday」と入力します。

これで、例えば月曜にMLを読み終わり、タスクをチェックして[完了]ボタンを押すとタスクから削除されますが、火曜日になるとまたタスクに「○○MLをチェック」が作成される、というわけです。もちろん土日は作成されません。

予測時間

タスクにかかる時間を記入できます。
「Bさんと打ち合わせ」は1時間で終わるだろう、という場合、[予測時間]に1hourと記入します。

プロジェクトなどの工数見積もりに便利です。

タグをつける

GTDGmailでいうところのコンテキスト。これ私苦手なんですよね。うまく整理できない。
ただRTMはリストとタグをうまく組み合わせて利用することで真価を発揮するような気がするので、タグつけのルールはきちんと決めておいたほうがいいです。
今のところ私が使っているタグは以下の通り。

work	仕事関係。
home	プライベート。
buy	買うもの。
joy	飲み会や外出などの遊び。
health	体調快復のためにやること。
moving	引っ越し関係。
toeic	TOEIC関係。
p_****	プロジェクト。****はプロジェクト名。